Xin chào,

Sơ đồ phòng

Trạng thái từng phòng theo cơ sở và tầng – bấm vào phòng để xem hợp đồng, khách đang ở.

Khách thuê

Hồ sơ, căn cước (CCCD) 2 mặt và tình trạng tạm trú của từng người.

Hợp đồng

Theo dõi thời hạn, thành viên, tiền cọc và tệp hợp đồng đã ký của từng phòng.

Thu tiền

Phiếu thu tiền phòng, điện, nước, dịch vụ theo từng kỳ tháng.

Thu chi

Các khoản thu khác (giữ xe, tiền phạt…) và chi phí vận hành (điện nước trả nhà cung cấp, internet, sửa chữa, lương…).

Cơ sở & phòng

Danh sách cơ sở, giá điện nước, phí dịch vụ và danh sách phòng của từng cơ sở.

Báo cáo

Doanh thu, cơ cấu nguồn thu, lấp đầy và biến động hợp đồng theo kỳ.

Người dùng

Tài khoản, vai trò và phạm vi cơ sở được quản lý.

Cài đặt

Thông tin đơn vị, thông số hợp đồng, danh mục và dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng

Các thao tác chính để quản lý phòng, khách thuê, hợp đồng và thu tiền.

Bắt đầu nhanh

1Cấu hình & tạo phòngQuản trị vào Cài đặt → Dữ liệu & Drive nhập link thư mục Drive lưu tệp, rồi vào Cơ sở & phòng → Thêm cơ sở, nhập giá điện, nước, phí dịch vụ rồi bấm Tạo nhanh phòng để sinh phòng theo tầng.

2Thêm khách thuêVào Khách thuê → Thêm khách thuê, điền họ tên, số CCCD và chọn ảnh CCCD mặt trước / mặt sau.

3Lập hợp đồngBấm Lập hợp đồng, chọn cơ sở → phòng, thêm thành viên ở cùng, chọn người đại diện, tải tệp hợp đồng đã ký.

4Thu tiền hằng thángVào Thu tiền → Thu tiền, chọn hợp đồng, nhập số điện, số nước – tổng tiền tự tính.

Sơ đồ phòng

Mỗi ô là 1 phòng, xếp theo cơ sở và tầng. Màu ô cho biết trạng thái:

Trống – chưa có hợp đồng hiệu lực, sẵn sàng cho thuê.
Đang thuê – có hợp đồng hiệu lực; ô ghi số người / sức chứa và tên người đại diện.
Sắp hết hạn – hợp đồng còn ít hơn số ngày cảnh báo (mặc định 30 ngày, sửa ở Cài đặt).
Quá hạn – đã qua ngày kết thúc nhưng chưa thanh lý.
Bảo trì – phòng được đánh dấu Bảo trì ở Cơ sở & phòng, không lập hợp đồng mới được.

Bấm vào các chip trạng thái phía trên để lọc nhanh; bấm vào một phòng để mở cửa sổ phòng: xem hợp đồng hiện tại, khách đang ở, bấm Lập hợp đồng (phòng trống) hoặc Thu tiền.

Ô có chấm đỏ nhỏ ở góc là phòng chưa có phiếu thu của tháng hiện tại.

Cơ sở & phòng

Bấm Thêm cơ sở (chỉ Quản trị) → nhập Mã, Tên cơ sở, Địa chỉ, Quản lý, Giá điện, Giá nước, Phí dịch vụ.
Bảng Danh sách phòng trong form: mỗi dòng 1 phòng (Tên phòng, Tầng, Giá thuê, Diện tích, Tối đa, Bảo trì, Ghi chú). Nhấn Enter để xuống ô dưới, + Thêm dòng để thêm phòng.
Tạo nhanh phòng: nhập tầng từ – đến, số phòng mỗi tầng, giá → app sinh tên phòng P101, P102…
Không xoá được phòng đã có hợp đồng – hãy tick Bảo trì nếu tạm ngưng cho thuê.

Khách thuê & CCCD

Bấm Thêm khách thuê → điền Họ tên, Cơ sở, SĐT, Số CCCD, Ngày cấp, Nơi cấp, Thường trú, Tạm trú.
Chọn ảnh ở ô CCCD mặt trước, CCCD mặt sau và Giấy tờ khác: app chỉ hiện thumbnail "chờ lưu", chưa tải gì lên. Bấm dấu trên thumbnail để bỏ tệp chọn nhầm. Bấm Lưu thì ảnh mới được nén nhẹ rồi tải thẳng lên Google Drive, nút Lưu hiện % tiến độ. Form Sửa khách thuê cũng chọn được ảnh mới để thay.
Đã có sẵn ảnh / bản scan trên Drive: dán vào ô Hoặc dán link mặt trước, Hoặc dán link mặt sau, Hoặc dán link giấy tờ khác (mỗi dòng 1 link) – không cần tải lên. Khi sửa khách, các ô này là Link CCCD mặt trước / Link CCCD mặt sau / Thêm link giấy tờ khác.
Bấm vào 1 dòng để mở hồ sơ: xem ảnh CCCD (bấm ảnh để phóng to), tải về hoặc xoá tệp, xem lịch sử hợp đồng.
Trong hồ sơ, bấm Tải lên / Thay ảnh hoặc nút Dán link: tệp chỉ hiện thumbnail viền vàng Chờ lưu, chân cửa sổ đổi thành Bỏ chọn tất cả và Lưu tệp (n). Bấm Lưu tệp (n) mới bắt đầu tải lên Drive. Đóng cửa sổ khi còn tệp chờ lưu, app sẽ hỏi trước khi bỏ.
Cột Giấy tờ: Đủ CCCD (đủ 2 mặt), Thiếu 1 mặt, Chưa có. Lọc nhanh bằng ô Giấy tờ.
Tick chọn nhiều dòng → thanh thao tác hiện ở đáy màn hình: Đã đăng ký tạm trú, Chưa đăng ký.

App cảnh báo khi trùng số CCCD với khách đã có; bấm Vẫn lưu nếu đúng là người khác nhập nhầm cần sửa sau.

Hợp đồng

Bấm Lập hợp đồng → chọn Cơ sở rồi Phòng (chỉ hiện phòng trống) → giá thuê, tiền cọc tự điền theo giá phòng.
Ô Thành viên ở cùng: gõ tên để thêm, bấm + Khách mới để tạo nhanh khách chưa có; chọn Người đại diện trong số thành viên.
Chọn Tệp hợp đồng đã ký (PDF / ảnh) để lưu lên Drive cùng lúc, hoặc dán link có sẵn vào ô Hoặc dán link tệp hợp đồng (mỗi dòng 1 link). Tệp chọn chỉ hiện thumbnail, bấm Lưu mới tải lên. Trong cửa sổ hợp đồng có nút Dán link cạnh Tải lên; tệp thêm ở đây cũng chờ bạn bấm Lưu tệp (n). Số HĐ tự sinh dạng HĐyyMM-001.
Mở hợp đồng → Gia hạn (ngày kết thúc mới, giá mới), Thanh lý (ngày trả phòng, số tiền hoàn cọc), In hợp đồng, Thu tiền.
Một phòng chỉ có 1 hợp đồng hiệu lực; vượt số người tối đa hoặc khách đang ở hợp đồng khác sẽ được hỏi Vẫn lưu?
Hợp đồng đã có phiếu thu không xoá được – hãy Thanh lý.

Thu tiền

Bấm Thu tiền → chọn Hợp đồng và Kỳ → tiền phòng, phí dịch vụ tự điền; nhập Số điện (kWh), Số nước (m³) → tiền điện, nước và Tổng thu tự tính theo giá của cơ sở.
Mỗi hợp đồng 1 phiếu / kỳ; trùng kỳ sẽ được hỏi Vẫn lưu?
Bộ lọc Kỳ lọc theo kỳ thu (tháng); dòng Tổng cuối bảng cộng theo bộ lọc đang xem. Tick nhiều dòng để Xoá hàng loạt; menu của mỗi dòng có In phiếu thu.

Thu chi

Ghi các khoản thu khác ngoài phiếu thu tiền phòng (phí giữ xe, tiền phạt, thanh lý đồ cũ…) và các khoản chi vận hành (tiền điện, nước trả nhà cung cấp, internet, vệ sinh, sửa chữa, lương, thuế…) để Báo cáo tính được lợi nhuận.

Bấm Thêm khoản thu chi → chọn Loại (Thu / Chi), Danh mục, Cơ sở (chọn Chung nếu khoản đó không thuộc riêng cơ sở nào, vd lương quản lý), nhập Số tiền, Nội dung, có thể dán Chứng từ (link) ảnh hoá đơn.
4 thẻ trên đầu trang: Tổng thu khác, Tổng chi, Chênh lệch thu – chi, Chi nhiều nhất (danh mục chi lớn nhất và % trên tổng chi) theo đúng bộ lọc đang xem; dòng Tổng cuối bảng cũng vậy.
Lọc theo Kỳ, Cơ sở (có lựa chọn Chung), Thu / Chi, Danh mục; Xuất Excel đúng bộ lọc.
Danh mục thu / chi sửa ở Cài đặt → Danh mục (mỗi dòng 1 lựa chọn).
App cảnh báo Vẫn lưu? khi có khoản cùng ngày, cùng loại, cùng danh mục, cùng cơ sở và cùng số tiền.

Tiền phòng, điện, nước khách trả đã nằm ở Thu tiền – không cần nhập lại ở Thu chi. Ở Thu chi, "Tiền điện (EVN)" là khoản chi bạn trả cho nhà cung cấp.

Tổng quan & Báo cáo

Tổng phòng, Đang thuê (kèm tỉ lệ lấp đầy), Phòng trống, HĐ sắp hết hạn, Đã thu kỳ (so với kỳ trước), Lợi nhuận tháng này (thu tiền phòng + thu khác − chi, kèm đường xu hướng 6 tháng). Bấm thẻ để mở trang tương ứng.
Biểu đồ Tổng quan: Trạng thái phòng, Lấp đầy theo cơ sở (kèm số phòng đang thuê / tổng), Thu tiền kỳ này (% phòng đã thu và số tiền phòng còn phải thu), Hồ sơ khách đang ở (đủ CCCD 2 mặt, đã đăng ký tạm trú), Thu – chi – lợi nhuận 12 tháng (tháng có dấu * là tháng đang thu dở), Chi phí 3 tháng theo danh mục, HĐ hết hạn 6 tháng tới (cột tháng này tô cam để ưu tiên tìm khách mới).
Khung Cần chú ý: hợp đồng quá hạn, sắp hết hạn, phòng chưa thu tháng này, khách thiếu CCCD, khách chưa đăng ký tạm trú.
Báo cáo: chọn Kỳ và Cơ sở → thẻ Tổng thu (phiếu thu + thu khác), Tổng chi, Lợi nhuận; biểu đồ Thu – chi – lợi nhuận theo tháng, Cơ cấu chi phí, Thu – chi theo cơ sở cùng các biểu đồ doanh thu, lấp đầy, hợp đồng; bảng tổng hợp theo cơ sở có dòng tổng (khoản chi Chung nằm ở dòng riêng). Xuất Excel (nhiều sheet, có sheet Thu chi) hoặc In báo cáo.
Khi lọc theo cơ sở (1 hoặc nhiều), báo cáo chỉ tính các khoản thu chi của các cơ sở đó (không gồm khoản Chung).
Bộ lọc thời gian (ô có icon lịch ở Thu tiền, Thu chi, Hợp đồng, Báo cáo): bấm vào → bên trái là lịch, bấm ngày bắt đầu rồi ngày kết thúc là lọc ngay; bên phải là Chọn nhanh: Tất cả, Tháng này, Tháng trước, Quý này, Quý trước, Năm nay, Năm trước. Ô luôn hiện khoảng đang lọc, vd 01/11 – 30/11/2026.
Các ô lọc khác (Cơ sở, Trạng thái, Thu / Chi, Danh mục…) tick được nhiều mục cùng lúc; gõ để tìm trong danh sách, có Chọn tất cả và Xoá lọc. Không tick mục nào = xem tất cả.

Rê chuột lên ô lọc đang có nhiều mục (vd "Cơ sở Cầu Giấy +2") để xem đủ tên các mục đã chọn.

Phân quyền

Việc	Quản lý cơ sở	Nhân viên	Chỉ xem
Xem sơ đồ, khách, hợp đồng, phiếu thu, báo cáo
Thêm / sửa khách thuê, tải CCCD			–
Thêm khoản thu chi			–
Sửa / xoá khoản thu chi (khoản Chung chỉ Quản trị, hoặc người không giới hạn phạm vi)		–	–
Lập phiếu thu			–
Lập / sửa / gia hạn / thanh lý hợp đồng		–	–
Xoá khách, hợp đồng, phiếu thu		–	–
Sửa phòng, giá của cơ sở được giao		–	–
Thêm / xoá cơ sở, Người dùng, Cài đặt	–	–	–

Phạm vi: mỗi tài khoản (trừ Quản trị) được giao một số cơ sở ở Người dùng → ô Phạm vi cơ sở; để trống = tất cả cơ sở. Người dùng chỉ thấy phòng, khách, hợp đồng, phiếu thu của cơ sở trong phạm vi.

Dữ liệu & cài đặt

Dữ liệu nằm trong Google Sheets gắn với app, các sheet: Người dùng, Cơ sở, Khách thuê, Hợp đồng, Phiếu thu, Thu chi, Danh mục. Không chèn hoặc đổi thứ tự cột.
Cài đặt → Dữ liệu & Drive → ô Thư mục Google Drive lưu tệp (ID hoặc link): dán link hoặc ID thư mục → Kiểm tra & lưu. App kiểm tra thư mục có tồn tại và tài khoản chủ app có quyền Người chỉnh sửa; sai thì không lưu. Chưa cấu hình (hoặc thư mục không còn hợp lệ) thì không tải tệp lên được, form chỉ còn ô dán link.
Ảnh CCCD và tệp hợp đồng lưu trong thư mục đó → thư mục con Khách thuê / Hợp đồng, mỗi người / mỗi hợp đồng 1 thư mục riêng. Tệp riêng tư, chỉ mở được qua app. Tệp dạng link dán sẵn không chép vào thư mục này; link Google Drive muốn xem trước ảnh trong app thì chia sẻ "Bất kỳ ai có link", link khác bấm để mở tab mới.
Cài đặt → Dữ liệu & Drive: xem số lượng dữ liệu, mở Google Sheets, mở thư mục tệp trên Drive.
Cài đặt → Thông tin đơn vị: tên trên tiêu đề sidebar, tên đơn vị (in trên hợp đồng, báo cáo), khẩu hiệu, logo, ảnh banner. Thông số & hợp đồng: số ngày cảnh báo, ngày thu tiền, thông tin chuyển khoản, điều khoản in trên hợp đồng. Danh mục: hình thức thu tiền, giới tính, Danh mục thu khác, Danh mục chi.
Lưu / xoá chạy ngầm: icon xoay = đang đồng bộ với Google Sheets; bấm icon này để tải lại dữ liệu mới nhất.

Phím tắt

Phím	Tác dụng
`Ctrl` + `K`	Tìm nhanh khách, phòng, hợp đồng, cơ sở
`Esc`	Đóng cửa sổ / danh sách chọn đang mở
`Enter`	Trong bảng phòng: xuống ô cùng cột ở dòng dưới; trong danh sách chọn: chọn mục đang sáng
`↑` `↓`	Di chuyển trong danh sách chọn

Câu hỏi thường gặp

Quên hoặc muốn đổi mật khẩu?

Đang đăng nhập: bấm tên ở góc phải → Đổi mật khẩu, nhập 2 ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới. Quên mật khẩu: nhờ Quản trị mở Người dùng → sửa tài khoản → ô Mật khẩu mới.

Báo "Chưa lưu được, đã hoàn tác"?

Google Sheets từ chối thay đổi (mất mạng, dữ liệu không hợp lệ hoặc bị người khác sửa). Dữ liệu trên màn hình đã trở về như cũ – kiểm tra lại rồi lưu lần nữa.

Không thấy nút Xoá / Lập hợp đồng?

Vai trò của bạn không có quyền đó (xem bảng Phân quyền), hoặc bản ghi thuộc cơ sở ngoài phạm vi được giao.

Không xoá được khách thuê / hợp đồng?

Khách có trong hợp đồng thì phải bỏ khỏi hợp đồng trước; hợp đồng đã có phiếu thu thì dùng Thanh lý để giữ lịch sử.

Tải ảnh CCCD báo lỗi?

Kiểm tra mạng rồi thử lại; mỗi tệp tối đa 50MB. Ảnh chụp từ điện thoại được tự nén về khoảng 1600px nên tải nhanh. Nếu báo hết phiên, bấm Tải lại rồi thử lại.

Không thấy ô chọn tệp / báo "Chưa cấu hình thư mục Google Drive"?

Quản trị vào Cài đặt → Dữ liệu & Drive, dán link thư mục Drive vào ô Thư mục Google Drive lưu tệp (ID hoặc link) rồi bấm Kiểm tra & lưu. Trong lúc chưa cấu hình vẫn dùng được các ô dán link.

Chọn tệp rồi mà chưa thấy trên Google Drive?

Tệp chọn chỉ hiện thumbnail "Chờ lưu". Bấm Lưu (trong form) hoặc Lưu tệp (n) (trong hồ sơ / hợp đồng) thì app mới tải lên. Nếu mất mạng giữa chừng, các tệp đã tải xong vẫn được giữ, tệp còn lại vẫn ở trạng thái chờ để bấm lưu lại.

Ảnh CCCD dán link không hiện?

App xem trước ảnh Google Drive qua thumbnail nên tệp phải chia sẻ "Bất kỳ ai có link". Nếu tệp riêng tư, ô ảnh hiện "Ảnh từ link – bấm để mở", bấm để mở bằng tài khoản Google của bạn.

Khách chuyển phòng thì làm sao?

Mở hợp đồng cũ → Sửa, bỏ khách khỏi Thành viên ở cùng (hoặc Thanh lý nếu cả phòng trả), rồi thêm khách vào hợp đồng của phòng mới.