Xin chào,
Kế hoạch rõ ràng, giao việc đúng người, theo dõi từng ngày – dự án sẽ về đích.
Thao tác nhanh
Nhiệm vụ theo trạng thái
Dự án theo trạng thái
Việc đang mở theo ưu tiên
Đúng hạn hay trễ hạn
Tiến độ các dự án
% hoàn thành trung bình · bấm thanh để mở dự ánKhối lượng theo nhân sự
Số nhiệm vụ theo trạng tháiHoàn thành theo tuần
12 tuần gần nhất · so với số việc đến hạnHạn chót 8 tuần tới
Việc chưa xong theo mức ưu tiênSo sánh dự án
Số nhiệm vụ · quá hạn · tỷ lệ hoàn thànhCần chú ý
Hoạt động gần đây
Dự án
Nhiệm vụ
Tiến độ dự án
Báo cáo
Trạng thái trong kỳ
Ưu tiên trong kỳ
Việc quá hạn bao lâu
Việc theo mức tiến độ
Đến hạn & hoàn thành theo tháng
Kỳ ngắn từ 2 tháng trở xuống hiển thị theo tuầnTỷ lệ hoàn thành đúng hạn theo người
Lịch nhiệt hoàn thành 12 tuần
Ô càng đậm càng nhiều việc xongCơ cấu trạng thái theo dự án
Tổng hợp theo người thực hiện
Nhiệm vụ có hạn chót trong kỳNgười dùng
Cài đặt
Hướng dẫn sử dụng
Bắt đầu nhanh
1Thêm người dùngAdmin vào Người dùng → Thêm người dùng: họ tên, email đăng nhập, chức vụ, phân quyền, mật khẩu.
2Tạo dự ánVào Dự án → Thêm dự án: tên, người phụ trách, ngày bắt đầu – kết thúc, trạng thái → Lưu.
3Giao nhiệm vụBấm + Nhiệm vụ trên thẻ dự án (hoặc Thêm nhiệm vụ ở tab Nhiệm vụ): chọn người thực hiện, ưu tiên, hạn chót.
4Theo dõi hằng ngàyMọi người cập nhật trạng thái, tiến độ %, link kết quả. Xem Tổng quan, Tiến độ và Báo cáo để nắm tình hình.
Tổng quan
Banner chào tóm tắt việc của bạn hôm nay. Ô Xem số liệu theo lọc toàn bộ thẻ và biểu đồ theo 1 dự án hoặc 1 người thực hiện.
| Thẻ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Dự án | Số dự án, vòng = tiến độ trung bình của các dự án (trung bình % của các nhiệm vụ) |
| Nhiệm vụ | Tổng nhiệm vụ, vòng = % đã hoàn thành; dòng phụ so sánh số việc xong tuần này với tuần trước |
| Đang triển khai | Việc chưa xong: đang làm / chưa bắt đầu / tạm dừng |
| Quá hạn | Việc chưa xong mà hạn chót đã qua – bấm thẻ để mở danh sách |
| Đúng hạn | Tỷ lệ việc đã xong có ngày hoàn thành không muộn hơn hạn chót |
- 9 biểu đồ: hàng trên 4 biểu đồ nhỏ (trạng thái nhiệm vụ, trạng thái dự án, ưu tiên, đúng hạn / trễ hạn), bên dưới là tiến độ từng dự án, khối lượng theo nhân sự, hoàn thành theo tuần, hạn chót 8 tuần tới, so sánh dự án. Bấm 1 phần biểu đồ trạng thái hoặc 1 thanh dự án để mở danh sách / chi tiết.
- Cần chú ý: quá hạn, đến hạn trong 3 ngày, nhắc việc đến ngày, ưu tiên cao, dự án quá ngày kết thúc. Chuông trên thanh trên cùng hiện cùng danh sách.
- Hoạt động gần đây: ai vừa thêm / sửa / xoá gì.
Dự án
- Chọn chip trạng thái (Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Hoàn thành, Tạm dừng, Hủy bỏ, Quá ngày kết thúc, Tôi phụ trách), gõ tìm kiếm, lọc người phụ trách và thời gian; chuyển dạng thẻ / dạng bảng bằng 2 nút ở cuối thanh lọc.
- Bấm thẻ dự án → cửa sổ chi tiết: tiến độ, 4 ô số liệu, tab Nhiệm vụ và Nhật ký (22 thao tác gần nhất).
- Trong tab Nhiệm vụ, kéo biểu tượng ⋮⋮ để sắp xếp thứ tự – thứ tự này dùng cho bảng Nhiệm vụ và Gantt.
- Nút ⋮: Xem chi tiết, Thêm nhiệm vụ, Sửa dự án, Tạo bản sao (nhiệm vụ về 0%, Chưa bắt đầu, bỏ lịch sử nhắc việc), Xem trên Gantt, Xoá dự án.
- Mã dự án và mã nhiệm vụ tự sinh dạng IDyyMMddHHmmss (vd ID261026083015 = 26/10/2026 08:30:15), không bao giờ trùng.
Tiến độ dự án = trung bình % của các nhiệm vụ. Dự án chưa "Hoàn thành" mà đã qua ngày kết thúc sẽ có nhãn đỏ Trễ.
Nhiệm vụ
- Mặc định hiện việc Đang diễn ra hôm nay (ngày bắt đầu ≤ hôm nay ≤ hạn chót); đổi ô thời gian sang Toàn thời gian, Tuần này, Tháng này… hoặc Tuỳ chọn... để chọn từ ngày – đến ngày.
- Chip: Tất cả, Của tôi, Chưa xong, 4 trạng thái, Quá hạn, Đến hạn 3 ngày, Có nhắc việc, Ưu tiên cao. Lọc thêm theo dự án, người thực hiện, ưu tiên.
- Dạng bảng: nhóm theo dự án; bấm tiêu đề cột để sắp xếp (bấm lần 3 về nhóm theo dự án). Kanban: kéo thẻ sang cột khác → xác nhận → đổi trạng thái.
- Tích ô vuông đầu dòng để hoàn thành nhanh: tiến độ thành 100%, ngày hoàn thành = hôm nay.
- Bấm 1 dòng để mở form: thông tin, trạng thái, tiến độ %, ngày hoàn thành, mục tiêu, Link kết quả (mỗi dòng 1 link, đặt tên bằng [Tên link] URL), kết quả đầu ra, ghi chú.
- Khung Lịch sử nhắc việc ở cuối form: chọn ngày + nội dung → Lưu; sửa / xoá bằng nút bút / thùng rác. Ngày nhắc tới sẽ hiện ở Cần chú ý.
- Đổi Thuộc dự án để chuyển nhiệm vụ sang dự án khác – mã nhiệm vụ giữ nguyên.
Chọn trạng thái Hoàn thành trong form sẽ tự điền tiến độ 100% và ngày hoàn thành nếu còn trống.
Tiến độ (Gantt)
- Chọn Từ ngày, bấm ‹ › để lùi / tới nửa khoảng, Hôm nay để quay về; xem 30 / 60 / 90 ngày.
- Thanh mảnh tím đậm = dự án (ghi % và ngày ở trên thanh). Thanh nhiệm vụ: tím nhạt = đang làm, viền nét đứt = chưa bắt đầu, xanh lá = đã xong, cam = tạm dừng, đỏ = quá hạn; phần đậm trong thanh = % hoàn thành; vạch đỏ dọc = hôm nay; cột xám = cuối tuần.
- Bấm mũi tên để mở / thu gọn dự án, Mở tất cả để mở hết; bấm thanh hoặc tên để mở dự án / nhiệm vụ; tích ô vuông để hoàn thành nhanh.
Trao đổi nhóm
- Biểu tượng bong bóng chat trên thanh trên cùng: trao đổi nhóm, xem tin 4 ngày gần nhất, số đỏ = tin mới chưa đọc (tự cập nhật mỗi phút).
- Link trong tin nhắn tự thành link bấm được.
Báo cáo
- Chọn kỳ (mặc định Năm nay), dự án, người thực hiện. Thẻ số liệu so sánh với kỳ trước có cùng độ dài.
- 8 biểu đồ: trạng thái trong kỳ, ưu tiên trong kỳ, việc quá hạn bao lâu, việc theo mức tiến độ, đến hạn & hoàn thành theo tháng (kỳ ≤ 2 tháng thì theo tuần), tỷ lệ đúng hạn theo người, lịch nhiệt hoàn thành 12 tuần, cơ cấu trạng thái theo dự án.
- Bảng Tổng hợp theo người thực hiện (có dòng tổng) tính trên nhiệm vụ có hạn chót trong kỳ; bấm 1 dòng để xem nhiệm vụ của người đó.
- Xuất Excel: 3 sheet Theo người, Theo dự án, Danh sách nhiệm vụ. In: in trang báo cáo / lưu PDF.
Phân quyền
3 phân quyền: Admin, Quản lý, Nhân viên. "Người phụ trách" là người ghi ở cột Quản lý dự án của dự án.
| Việc | Admin | Quản lý | Nhân viên |
|---|---|---|---|
| Xem dự án / nhiệm vụ | Dự án mình phụ trách + có việc của mình | Việc của mình + dự án mình phụ trách | |
| Tạo dự án | – | ||
| Sửa dự án | Dự án mình phụ trách | Chỉ đổi trạng thái dự án mình phụ trách | |
| Xoá / sao chép dự án | Dự án mình phụ trách | – | |
| Giao việc, sửa, xoá, sắp xếp nhiệm vụ | Trong dự án mình phụ trách | ||
| Cập nhật trạng thái, tiến độ, kết quả, nhắc việc | Nhiệm vụ được giao | ||
| Tự tạo nhiệm vụ | Trong dự án đã được giao việc (tự giao cho mình) | ||
| Người dùng, Cài đặt | – | – |
Nút không đủ quyền sẽ ẩn; máy chủ cũng kiểm tra lại quyền ở mọi thao tác nên không thể vượt quyền bằng cách khác. Phải luôn còn ít nhất 1 Admin.
Dữ liệu & cài đặt
- Dữ liệu nằm ở Google Sheets gắn với app (Admin: Cài đặt → Dữ liệu → Mở Google Sheets): Dự án/Nhiệm vụ, Người dùng, Chat, Cài đặt.
- App đọc theo tên tiêu đề cột: không đổi tên tiêu đề; được thêm cột riêng ở cuối. Nhiệm vụ lưu dạng JSON khoá ngắn (i = mã, n = tên, u = người thực hiện, s = trạng thái, e = hạn chót…) trong cột "Nhiệm vụ JSON" để 1 ô chứa được nhiều nhiệm vụ – nên sửa nhiệm vụ trên web.
- Các cột người dùng (Quản lý dự án, người thực hiện trong JSON, người gửi chat) lưu mã ID người dùng, web tự đổi sang tên. Đổi tên ở tab Người dùng thì mọi nơi tự hiện tên mới, không mất liên kết.
- Bấm Lưu / Xoá: nút quay khoảng 1,5 giây rồi báo thành công, Google Sheets ghi ngầm phía sau; icon tải lại xoay = đang đồng bộ, đừng đóng trang. Ghi lỗi thì app tự hoàn tác và báo đỏ.
- Cài đặt → Thông tin đơn vị (Admin): tên trên tiêu đề sidebar, tên đơn vị, khẩu hiệu, logo công ty (link ảnh hoặc link chia sẻ Google Drive – hiện ở góc trên trái và màn hình đăng nhập), ảnh banner Tổng quan.
- Cài đặt → Email nhắc việc (Admin): gạt công tắc để bật / tắt, chọn giờ gửi và số ngày nhắc trước. Mỗi ngày, mỗi người có nhiệm vụ quá hạn / sắp đến hạn nhận 1 email tổng hợp gửi tới email đăng nhập. Bên dưới có bản xem trước email của từng người và nút Gửi thử cho tôi.
Phím tắt
| Ctrl + K hoặc / | Tìm nhanh dự án, nhiệm vụ |
| Esc | Đóng cửa sổ / danh sách chọn đang mở |
| ↑ ↓ Enter | Chọn trong ô tìm kiếm và các ô chọn |
Câu hỏi thường gặp
Quên hoặc muốn đổi mật khẩu?
Đang đăng nhập: menu tài khoản → Đổi mật khẩu, nhập mật khẩu mới 2 lần (tối thiểu 6 ký tự). Quên mật khẩu: nhờ Admin vào Người dùng → sửa người dùng → nhập Mật khẩu mới.
Vì sao tôi không thấy nút Sửa / Xoá / Thêm dự án?
Do phân quyền – xem bảng ở phần Phân quyền. Nhân viên chỉ thấy dự án mình phụ trách hoặc có việc của mình.
Đã bật email nhắc việc nhưng có người không nhận được?
Kiểm tra trong danh sách xem trước: dòng ghi đỏ "Không có email hợp lệ" nghĩa là email đăng nhập của người đó không phải địa chỉ email – sửa ở tab Người dùng. Ngoài ra kiểm tra hộp thư Spam và hạn mức Gmail mỗi ngày (hiện ở đầu danh sách).
Báo "Chưa lưu được, đã hoàn tác" là sao?
Google Sheets ghi bị lỗi (mất mạng, hết phiên, không đủ quyền…). Dữ liệu trên màn hình đã trở về như cũ – kiểm tra mạng rồi làm lại.
Danh sách Nhiệm vụ trống dù đã có việc?
Ô thời gian đang là Đang diễn ra hôm nay. Bấm "Xem toàn thời gian" ở dòng thông báo phía trên bảng hoặc đổi ô thời gian.
Không xoá được người dùng?
Người dùng đang phụ trách dự án hoặc được giao việc thì không xoá được. Hãy chuyển dự án / nhiệm vụ cho người khác trước. Bạn cũng không tự xoá được tài khoản của mình và luôn phải còn ít nhất 1 Admin.
Báo "vượt giới hạn 1 ô Google Sheets"?
Mỗi dự án lưu toàn bộ nhiệm vụ trong 1 ô (tối đa ~45.000 ký tự). Rút gọn mô tả / ghi chú dài hoặc tách bớt sang dự án khác.