1. Đăng nhập và đổi mật khẩu▼
• Đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu do Quản trị viên cấp.
• Lần đầu đăng nhập nên đổi mật khẩu: Cài đặt → Bảo mật & Mật khẩu, nhập mật khẩu mới 2 lần rồi bấm Đổi mật khẩu.
• Quên mật khẩu: liên hệ Quản trị viên để được cấp lại.
2. Xem công việc được giao▼
• Vào tab Công việc. Có 3 cách xem: Kanban (theo cột trạng thái), Bảng (danh sách) và Gantt (theo thời gian).
• Dùng bộ lọc ngày và các nút trạng thái phía trên để tìm nhanh.
• Bấm vào một công việc để xem đầy đủ mô tả, hạn chót và người giao.
3. Cập nhật tiến độ công việc▼
• Cách nhanh: ở chế độ Kanban, kéo thẻ công việc sang cột Đang thực hiện hoặc Đã hoàn thành.
• Cách khác: bấm vào công việc, đổi ô Trạng thái, rồi bấm Cập nhật thay đổi.
• Hãy cập nhật ngay khi bắt đầu hoặc làm xong, để trưởng nhóm nắm được tiến độ.
4. Tự tạo công việc cho mình▼
• Bấm + Thêm việc mới ở tab Công việc (hoặc + Thêm sự kiện ở tab Lịch biểu).
• Nhập tiêu đề, chọn ngày bắt đầu, hạn chót, mức ưu tiên, rồi bấm Lưu.
• Ở tab Lịch biểu, bấm vào một ngày trống rồi chọn + Thêm việc cho ngày này để tạo nhanh.
5. Theo dõi hạn chót, không để trễ việc▼
• Biểu tượng chuông trên cùng có chấm đỏ khi có việc quá hạn hoặc sắp đến hạn trong 3 ngày.
• Tab Lịch biểu hiển thị việc theo ngày: chấm đỏ là chờ xử lý, cam là đang làm, xanh là đã xong.
• Việc quá hạn được tô màu đỏ trong chế độ Bảng và Gantt.
6. Email thông báo▼
Nếu Quản trị viên đã bật, bạn sẽ nhận email vào Gmail của mình trong các trường hợp:
• Khi được giao công việc mới.
• 8:00 hằng ngày: nhắc các việc sắp đến hạn hoặc đã quá hạn.
• 8:00 sáng thứ Hai: báo cáo tổng kết tuần.
Không nhận được email? Liên hệ Quản trị viên để kiểm tra lại địa chỉ Gmail của bạn.
7. Xuất danh sách công việc ra Excel▼
• Ở tab Công việc: chọn bộ lọc mong muốn rồi bấm Xuất Excel. File chỉ chứa đúng các việc đang hiển thị.
• Ở tab Lịch biểu: bấm Xuất Excel để tải các việc của tháng đang xem.
8. Tôi được xem và sửa những gì?▼
• Thành viên: xem công việc của mình. Việc tự tạo thì sửa và xóa được. Việc do người khác giao thì chỉ cập nhật được Trạng thái, Kết quả, Link kết quả.
• Trưởng nhóm: xem công việc của cả bộ phận. Nếu được cấp quyền Toàn quyền thì có thể giao việc, sửa và xóa việc trong bộ phận.
• Việc không có quyền sửa sẽ mở ở chế độ chỉ xem.
• Cần đổi bộ phận, vai trò hoặc Gmail: liên hệ Quản trị viên.
9. Dữ liệu chưa cập nhật? Dùng trên điện thoại?▼
• Bấm Đồng bộ ngay ở góc dưới thanh bên trái (trên điện thoại: mở menu ☰) để tải dữ liệu mới nhất.
• Trên điện thoại, mở link Task Pro bằng trình duyệt rồi chọn Thêm vào Màn hình chính, để sau này mở như một ứng dụng.
• Ở chế độ Kanban trên điện thoại, vuốt trái/phải để chuyển giữa các cột.